आईएएस-आईपीएस अफसरों के लिए नई बैठक गाइडलाइन, घंटों की मीटिंग पर लगा ब्रेक

• केंद्र सरकार ने आईएएस, आईपीएस, आईएफएस अफसरों के लिए नई गाइडलाइन जारी की है।
• कैबिनेट सचिव डॉ. टी.वी. सोमनाथन ने सभी राज्यों के मुख्य सचिवों को पत्र लिखा है।
• लंबी और उबाऊ बैठकों की जगह अब तेज और नतीजा देने वाली बैठकें होंगी।
• हर बैठक का उद्देश्य पहले तय होगा और एजेंडा पहले भेजा जाएगा।
• बैठक के बाद मिनट्स तैयार होंगे जिससे फाइलों का निपटारा जल्दी होगा।

देश भर के आईएएस, आईपीएस और आईएफएस अफसरों के लिए केंद्र सरकार ने नई गाइडलाइन जारी की है। यह गाइड सरकारी बैठकों में होने वाली देरी और लापरवाही को दूर करने के लिए बनाई गई है।

अक्सर देखा गया है कि सरकारी बैठकें तय समय से देर से शुरू होती हैं। कई बार घंटों चलने के बाद भी कोई ठोस नतीजा नहीं निकलता। इससे फाइलों का मूवमेंट धीमा हो जाता है और आम जनता को समय पर सेवाएं नहीं मिल पातीं।

इसी समस्या को देखते हुए भारत सरकार के कैबिनेट सचिव टीवी सोमनाथन ने सभी राज्यों और केंद्रशासित प्रदेशों के मुख्य सचिवों को पत्र लिखा है। साथ ही राज्य प्रशासनिक प्रशिक्षण संस्थानों यानी एटीआई (Administrative Training Institutes) के महानिदेशकों को भी यह पत्र भेजा गया है।

पत्र में साफ कहा गया है कि अफसरों को अपनी दैनिक कार्यशैली में छोटे-छोटे सुधार (Madhya Pradesh Good Governance) लाने चाहिए। इससे उनकी कार्यकुशलता बढ़ेगी और तनाव भी कम होगा। कैबिनेट सचिव ने लिखा है कि लंबे समय तक सेवा करने वाले अफसर अक्सर पुरानी आदतों में बंध जाते हैं। इससे उनके अंदर आत्ममंथन और सुधार की प्रक्रिया कमजोर पड़ने लगती है।

पत्र में एक दिलचस्प बात भी कही गई है। इसमें पूछा गया है कि किसी अफसर के पास सच में तीस साल का अनुभव है, या फिर उसने एक साल के काम को ही तीस बार दोहराया है। यह सवाल अफसरों को खुद से पूछने के लिए कहा गया है, ताकि वे अपने काम का ईमानदारी से आकलन कर सकें।

नई गाइड के मुताबिक अब बिना किसी ठोस उद्देश्य के बैठक नहीं बुलाई जाएगी। अगर किसी मसले का हल ईमेल, फोन या वीडियो कॉन्फ्रेंस से निकल सकता है, तो अलग से मीटिंग नहीं बुलाई जाएगी। इससे अफसरों का कीमती समय बचेगा। गाइड में यह भी कहा गया है कि बैठक का एजेंडा पहले ही सभी प्रतिभागियों को भेज दिया जाए। इससे लोग तैयारी के साथ बैठक में आएंगे और फालतू चर्चा नहीं होगी। सिर्फ उन्हीं लोगों को बैठक में बुलाया जाएगा जिनकी मौजूदगी वाकई जरूरी है। गाइड के अनुसार हर बैठक को तीस से साठ मिनट के भीतर पूरा करने की कोशिश की जाएगी। अगर चर्चा जरूरत से ज्यादा लंबी खिंचने लगे, तो बैठक के अध्यक्ष को उसे नियंत्रित करना होगा।

हर बैठक के खत्म होने के बाद मिनट्स ऑफ मीटिंग यानी एमओएम (Minutes of Meeting) तैयार किए जाएंगे। इसमें साफ लिखा जाएगा कि बैठक में कौन सा फैसला लिया गया। किस अफसर को कौन सा काम सौंपा गया, यह भी दर्ज होगा। काम पूरा करने की समय सीमा और अगली समीक्षा की तारीख भी लिखी जाएगी। इससे लंबित मामलों पर नजर रखना आसान होगा। साथ ही किसी भी अफसर की जवाबदेही तय करना भी सरल हो जाएगा। गाइड में वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग से जुड़ी बैठकों के लिए भी अलग निर्देश दिए गए हैं। तकनीकी व्यवस्था पहले से जांचने और सभी को बराबर मौका देने पर जोर दिया गया है।

गाइड में एक अहम बात यह भी कही गई है कि बैठक का माहौल ऐसा होना चाहिए जिसमें हर अफसर बिना डर के अपनी राय रख सके। इससे जूनियर अफसरों के सुझाव भी सामने आएंगे और बेहतर फैसले लेने में मदद मिलेगी। कैबिनेट सचिवालय के मुताबिक राष्ट्रीय सुशासन केंद्र के सहयोग से आगे भी ऐसी व्यवहारिक गाइड्स समय-समय पर जारी की जाएंगी। फिलहाल इसकी शुरुआत बैठकों के प्रभावी संचालन से की गई है।

सरकारी बैठकों में लिए गए फैसलों पर ही सड़क, बिजली, पानी, शिक्षा और स्वास्थ्य जैसी योजनाएं टिकी होती हैं। अगर बैठकें समय पर और असरदार तरीके से होंगी, तो योजनाओं पर काम भी तेजी से शुरू होगा। इससे आम आदमी को सरकारी सेवाएं देर किए बिना मिल सकेंगी। मुख्य सचिवों से कहा गया है कि इस गाइड को हर अफसर तक पहुंचाया जाए। साथ ही राज्य प्रशासनिक प्रशिक्षण संस्थानों को भी कहा गया है कि नए अफसरों की ट्रेनिंग में इन बातों को शामिल करें।

यह खबर आम नागरिक के जीवन से सीधे जुड़ी है क्योंकि सरकारी बैठकों में हुई देरी का असर सड़क, बिजली, पानी और स्वास्थ्य जैसी सेवाओं पर पड़ता है। संविधान का अनुच्छेद 309 सिविल सेवकों की भर्ती और सेवा शर्तों से जुड़ा है, जबकि अनुच्छेद 14 सबको समान और निष्पक्ष प्रशासन का अधिकार देता है। सूचना का अधिकार अधिनियम (RTI Act) भी प्रशासन में पारदर्शिता और जवाबदेही सुनिश्चित करता है। बैठकों में तेजी और मिनट्स की व्यवस्था से यही जवाबदेही मजबूत होगी। इससे लोकतांत्रिक शासन व्यवस्था और भी बेहतर बनेगी।

1. प्रश्न 1: केंद्र सरकार ने आईएएस, आईपीएस अफसरों के लिए नई गाइडलाइन क्यों जारी की?
   उत्तर: सरकारी बैठकों में देरी, लंबी चर्चा और स्पष्ट फैसले न निकलने की समस्या को दूर करने के लिए यह गाइड जारी की गई है। इससे फाइलों का निपटारा तेजी से होगा।
2. प्रश्न 2: आईएएस, आईपीएस अफसरों के लिए नई गाइड में बैठकों को लेकर क्या मुख्य बदलाव सुझाए गए हैं?
   उत्तर: बिना उद्देश्य बैठक न बुलाना, पहले एजेंडा भेजना, जरूरी लोगों को ही बुलाना और तीस से साठ मिनट में बैठक पूरी करना मुख्य बदलाव हैं।

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