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मंत्रालय में ई आफिस व्यवस्था ( E-office system ) होगी लागू, लेकिन मुख्यमंत्री और मंत्रियों के लिए मैन्युअल ( manual ) ही चलेगी फाइलें। मंत्रालय में अब ई आफिस व्यवस्था लागू होगी। ई- फाइलों के माध्यम से ही शासकीय कामकाज होंगे। मैन्युअल फाइल की व्यवस्था को पूरी तरह से बंद करने की तैयारी की जा रही है। हालांकि मुख्यमंत्री और मंत्रियों के लिए मैन्युअल फाइलों की व्यवस्था पूर्व की तरह यथावत रहेगी।
ऐसा इसलिए क्योंकि मुख्यमंत्री और मंत्रियों के हस्ताक्षर की कापी कर इसका गलत उपयोग न किया जा सके। लेकिन अधिकारियों के टेबल पर फाइलों के अंबार वाली व्यवस्था बंद की जाएगी। केवल आनलाइन फाइलें सिस्टम से जनरेट होगी और ई हस्ताक्षर से ही जारी की जाएगी।
मध्य प्रदेश कैबिनेट के लिए भी लागू होगा ई-ऑफिस प्रणाली
सरकारी कामकाज के लिए सिस्टम ने ऑनलाइन फाइलों को ही तैयार करने और ई-हस्ताक्षर के माध्यम से ही जारी करने का निर्णय लिया गया है। यह निर्णय मध्य प्रदेश कैबिनेट ( Madhya Pradesh Cabinet ) के लिए भी लागू होगा, जिसमें प्रस्ताव भी ऑनलाइन ही तैयार किए जाएंगे। हाल ही में, सामान्य प्रशासन विभाग के प्रमुख सचिव मनीष रस्तोगी ने अधिकारियों को इस संबंध में निर्देश जारी किए, जिसमें स्पष्ट किया गया कि सरकारी कामकाज को केवल E-फाइलों के माध्यम से ही किया जाएगा।
मंत्रालय में प्रवेश के लिए होगा ई-पास जारी
मंत्रालय में आगंतुकों के प्रवेश के लिए ई-पास जारी किए जाएंगे। इसके लिए वेबसाइट पहले से ही बनी हुई है, जिसके माध्यम से वे ई-पास के लिए आवेदन कर कर मंत्रालय में प्रवेश के लिए पास बनवाए जा सकेंगे। इसमें पास के लिए कतार में लगने की आवश्यकता नहीं होगी। आगंतुक द्वारा अपने मोबाइल से ही आवश्यक दस्तावेज फुलफिल कर पास के लिए आवेदन किया जाएगा।
दस्तावेजों की आनलाइन जांच के बाद आनलाइन ई-पास जारी किए जाएंगे। इसके लिए पास बनाने वाले स्टाफ को प्रशिक्षित भी किया जाएगा। जिस विभाग के लिए पास जारी होगा केवल उसी विभाग में जाने की अनुमति मिलेगी। मंत्रालय में प्रवेश करने वाले जनप्रतिनिधियों और आमजन से शिष्टाचार का सुरक्षा कर्मियों एवं मंत्रालय के अन्य स्टाफ को प्रशिक्षण भी दिया जाएगा।